Dokumenten­­lenkung

Die Softwarelösung zur zentralen Lenkung aller Dokumente

Das Lenken von Dokumenten ist ein elementarer Bestandteil von Qualitätsmanagementsystemen. Dies ist auch in unterschiedlichen Normen wie der DIN EN ISO 9001 oder der IATF 16949 beschrieben. Eine Dokumentenlenkung sollte in der Regel alle Punkte umfassen, die im Dokumentlebenszyklus wichtig sind, so z. B.: Erstelldatum, Freigabeinformationen, Verteilungswege, Veröffentlichungen, Zurückziehen, Ungültigmachen, Archivieren und Zerstören.

Oftmals wird der Dokumentenlenkungsprozess in vielen Unternehmen noch immer analog auf Papier durchgeführt. Aufwändige Verteilungsmatrizen, welche nicht lückenlos dokumentiert sind oder undefinierte Freigabeprozesse, führen immer wieder zu Abweichungen in Audits.

Die Softwarelösung zur Dokumentenlenkung der Quality Miners schafft genau hier Abhilfe. Sie reduziert den Aufwand zur normengerechten Verwaltung der Dokumente auf ein Minimum und macht es allen Anwendern sehr einfach, immer die richtigen Dokumente zu finden und zu verwenden. Freigabe- und Verteilungsprozesse werden komplett digitalisiert und sind jederzeit nachvollziehbar.

Mithilfe eines editierbaren Workflowsystems, können sämtliche Lenkungsprozesse individuell modelliert werden.

Über das zentrale Quality Miners Maßnahmenmanagement, erfolgt die automatische Verteilung im Unternehmen. Dadurch wird jede relevante Dokumentenänderung transparent gemacht und Ausgaben und Rücknahmen gesteuert.

Freigegebene und ausgeteilte Dokumente sind auch in einer erweiterten Weboberfläche auffindbar und stehen dadurch auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets zur Verfügung. Mithilfe einer Funktion zur Verschlagwortung und der optionalen Möglichkeit Dokumente bestimmten Kunden, Artikeln oder Lieferanten zuzuordnen, wird das Auffinden wichtiger Dokumente noch einfacher.

Welche Dokumententypen innerhalb der Quality Miners Dokumentenlenkung verteilt werden, entscheiden die Kunden individuell. Durch frei definierbare Kataloge können beliebige Dokumententypen wie z.B. Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Normen, Produktspezifikationen, Risikoanalysen uvm. angelegt werden. Die dabei hinterlegten Dokumentendaten müssen nicht zwingend Dokumente sein, es kann jeder beliebige Datentyp über dieses System gelenkt werden.

Als zentraler Baustein ist die Dokumentenlenkung optional auch in allen weiteren CAQ-Funktionen innerhalb des Quality Miners CAQ-Systems nutzbar.