Was ist Dokumentenlenkung?

Dokumentenlenkung (oder das Managen von Dokumenten) ist ein wichtiges Element von Managementsystemen. Es beschreibt üblicherweise alle im Lebenszyklus eines Dokuments auftretenden Punkte, wie z. B. das Verteilen, ungültig Stellen, Archivieren, Vernichten, Publizieren, Zurückziehen, Erstellen, Prüfen, Freigeben. Da relevante Information in jüngerer Zeit auch in anderen Formen als „Dokument“ vorliegt, ist die Bezeichnung „Lenkung von dokumentierter Information“ entstanden, die die gleichen Prinzipien anspricht. 

Nicht zu verwechseln ist die Dokumentenlenkung mit einem Dokumentenmanagementsystem:

Der Begriff Dokumentenmanagement bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Durch Digitalisierung von sämtlichen Papierdokumenten wie z. B. Rechnungen ist die Sicherung der Dokumente gewähleistet. 

Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement (englisch electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme eingesetzt. 

Die Dokumentenlenkung sorgt für die Richtige Verteilung von Dokumenten in einem Unternehmen. Sie wird genutzt um bspw. Alle Mitarbeiter mit einheitlich aktuellen Dokumenten zu versorgen, oder bei einem neuen Dokument eine Freigabe zu erteilen.