Reklamationen

Software für das Reklamationsmanagement und 8D

“Reklamationen sind lästig!”

Diese Einstellung haben bis heute leider immer noch viele Unternehmen. Beschwerden und Reklamationen werden häufig als notwendiges Übel wahrgenommen und es wird versucht, diese mit möglichst wenig Aufwand schnell zu den Akten zu legen.

Reklamationen als Chance
Aus jeder Frustration die ein Kunde erlebt, kann jedoch auch neue Bindung entstehen. In diesem Fall ist die Reklamation eine einmalige Chance, Vertrauen zum Kunden aufzubauen, in dem der Kunde erlebt, dass seine Probleme ernst genommen werden und man bereit ist, zu helfen.

Hierbei ist es wichtig das betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens, das perfekte Werkzeug zur Verfügung gestellt bekommen, um Reklamationen gewinnbringend abzuarbeiten.

Reklamationen sind individuelle Prozesse
Der Prozess zur Abarbeitung einer Reklamation muss innerhalb eines Unternehmens natürlich standardisiert sein. Dies bedeutet aber nicht, dass eine Standardlösung auch zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.

Aus unserer langjährigen Erfahrung hat es sich herausgestellt, dass vor allem die Abarbeitung von Reklamationen und sei sie noch so standardisiert, immer einen sehr großen Anteil von Individualität erfordert.

Lessons Learned – 5Why – Ishikawa
Das Reklamationsmanagement der Quality Miners erfüllt alle Ansprüche, die ein aktuelles System vorschreibt.

Bereits während der Erfassung können Wiederholfehler entdeckt und Sofortmaßnahmen ausgelöst werden. Für die Bearbeitung der Reklamation stehen die wichtigen Werkzeuge wie z. B. Ishikawa oder 5-Why zur Fehler- und Ursachenermittlung zur Verfügung.

Individuelle Workflows

Anfallende Kundenreklamationen und interne Reklamationen werden zuverlässig über frei definierbare Workflows je nach Reklamationsart individuell abgearbeitet und alle notwendigen Mitarbeiter und Fachbereiche eingebunden. Der gesamte Reklamationsprozess wird für alle Beteiligten transparent und die Durchlaufzeit von Reklamationen deutlich verringert. Der Kunde und ihr Unternehmen profitiert durch verkürzte Reaktionszeiten und geringeren Kosten.

8D-Reports

Ein geforderter 8D-Report entsteht automatisch im Hintergrund und ist auf Knopfdruck verfügbar. Per E-Mail kann dieser auf Wunsch direkt an den Kunden versendet werden. Zur Individualisierung der Berichte steht ein umfangreicher Berichtseditor zur Verfügung.

Kundenfreundliche Weblösung 

Auf Wunsch können ihre Kunden Reklamation auch über ein Webportal erfassen und sich jederzeit über den Reklamationsstand erkundigen. Er bekommt jederzeit den Überblick über seine Reklamationen und wird – sofern gewünscht – automatisch vom System an die Einhaltung von Fristen erinnert.

Anbindung an Kundenportale
Immer mehr OEMs verfügen mittlerweile auch über eigene Reklamationsportale. Reklamationen können über die Portale ins System der Quality Miners übertragen und bei Bedarf auch wieder dorthin exportiert werden. So ist es möglich die Kundenreklamationen optimal zu bedienen, ohne das im eigenen System wichtige Daten verloren gehen.

Lieferantenreklamationen / Wareneingang
Wird der Lieferant als der Verursacher ermittelt, wird der Bezug zu einem zuvor durchgeführten Wareneingang hergestellt. Eine eventuell reduzierte Prüfschärfe wird sofort angepasst und den Mitarbeitern im Wareneingang mitgeteilt. Wird vom Lieferanten ein 8D-Report für eine solche Reklamation gefordert, so kann er diese direkt im Web-Portal erfassen und den Abschluss an den Verantwortlichen melden, ein umständliches Versenden und Übernehmen von Dokumenten usw. entfällt.